Wenn Sie Ihre Google Mail-E-Mail sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke verwenden , ist Ihr Posteingang wahrscheinlich ein Chaos. Bei der Verwendung von Outlook waren wir es gewohnt, Ordner und weitere Ordner zu erstellen, damit unsere Nachrichten gut klassifiziert bleiben.
Tatsächlich hatten wir das Gefühl, dass die Organisation mit Google Mail schwieriger ist. Aber in Wirklichkeit ist es nicht so. Google E-Mail verfügt über eine Reihe von Tools, mit denen wir (und viele) die E-Mails in Ordnung halten können .
Heute möchten wir Ihnen einige Tipps geben. Damit Ihr Google Mail- Posteingang nicht mehr Ihr schlimmster Albtraum ist . Lass uns da hin gehen!
Passen Sie Ihren Posteingang an
Google Mail bietet uns seit einiger Zeit die Möglichkeit, Nachrichten über Registerkarten zu klassifizieren. Dies ist eine sehr wichtige Option, da (endlich) die Nachrichten, die Abonnements, Angeboten und anderen Werbeverwicklungen entsprechen, beiseite gelassen werden . Genau das Gleiche gilt für Benachrichtigungen für soziale Netzwerke und andere Dienste, die Sie abonniert haben.
Als erstes sollten Sie diese Registerkarten aktivieren. Wenn Sie sie bereits haben, können Sie weitere hinzufügen. Dazu müssen Sie nur die Taste Mehr ganz rechts im Fach drücken. Sie werden sehen, dass Sie Folgendes auswählen können: Haupt-, Sozial-, Promotions-, Benachrichtigungs- und Foren .
Sie können Ihren Posteingang jedoch noch weiter anpassen. Und helfen Sie, indem Sie die wichtigsten Nachrichten hervorheben. Klicken Sie in der Option Posteingang auf den kleinen Pfeil , um den gewünschten Posteingangstyp auszuwählen .
Wählen Sie zuerst das Wichtigste oder das Ungelesene, um sich nach Ihren Bedürfnissen zu organisieren . Auf diese Weise geht keine andere E-Mail-Nachricht in der Schwebe verloren.
Verwenden Sie farbige Etiketten und Sterne
Haben Sie jemals farbige Sterne und Etiketten verwendet? Sie finden die Beschriftungen standardmäßig und können sie in jeder E-Mail erstellen. Sie können dies auch von der linken Seite des Posteingangs aus tun. Tippen Sie auf Mehr und wählen Sie Neues Etikett erstellen. Sie müssen ihm einen Namen geben und auf Erstellen klicken. Dann können Sie auch eine Farbe auswählen.
Die Beschriftungen werden auf der linken Seite angezeigt. So können Sie immer alle E-Mails sehen, die in diesem Tag klassifiziert sind .
Eine andere Option sind farbige Sterne. Im Posteingang können Sie links neben der Nachricht klicken, um hervorzuheben . Wenn Sie die Nachricht geöffnet haben, müssen Sie nur auf Mehr und Hervorheben klicken. Aber was ist, wenn ich andere Sterne und farbige Zeichen möchte? Drücken Sie so oft, wie Sie möchten.
Wenn Sie die farbigen Sterne noch nicht aktiviert haben, müssen Sie auf den Bereich Einstellungen zugreifen. Klicken Sie einfach auf das Zahnrad (oben rechts auf der Seite) und gehen Sie zum Abschnitt Sterne . Ziehen Sie die Sterne, die Sie verwenden möchten, in den Bereich "In Verwendung". Speichern Sie Ihre Änderungen am Ende der Seite.
Nachrichten automatisch sortieren
Wenn Sie bereits alle erforderlichen Ordner und Beschriftungen erstellt haben, ist es wichtig, dass Sie eine Regel erstellen, damit diese Nachrichten beim Eingeben Ihres Posteingangs automatisch klassifiziert werden. Zugriff auf die Mail - Einstellungen und klicken Sie auf den Filter und blockiert Register Adressen.
Klicken Sie auf Neuen Filter erstellen. Sie müssen die Parameter eingeben, die Sie berücksichtigen. Zum Beispiel Nachrichten von einem bestimmten Absender (oder mehreren), bestimmten Betreffs, Schlüsselwörtern ... Wählen Sie dann Filter erstellen . Sie können verschiedene Optionen auswählen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Filter erstellen.
Vorschau aktivieren
Die Vorschaufunktion ist eine Funktion, die schon lange verfügbar ist, aber in Wahrheit befindet sie sich noch im Google Mail-Labor. Was es Ihnen bietet, ist die Möglichkeit, eine Nachricht zu lesen, ohne sie öffnen zu müssen . Auf diese Weise können Sie sich mit dieser Funktion besser organisieren, wenn Sie Hunderte und Hunderte von Nachrichten öffnen müssen.
Um die Vorschau zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen und zur Registerkarte Labs. Suchen Sie die Vorschaufunktion und wählen Sie Aktivieren. Wenn Sie fertig sind, vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.
Löschen Sie nicht benötigte Dateien
Wenn Sie zu denen gehören, die täglich viele E-Mails erhalten, sollten Sie unnötige Inhalte löschen. Verlieren Sie nicht aus den Augen, dass Google nur 15 GB anbietet und Sie diese möglicherweise bald füllen werden. In diesem Fall ist es am besten, den Papierkorb zu leeren. Sie können den Spam auch leeren, da sich dort höchstwahrscheinlich Hunderte von Nachrichten ansammeln.
Wenn Sie jedoch die schwereren Nachrichten befürchten, empfehlen wir Ihnen , eine Suche in der Leiste durchzuführen, die "größer" anzeigt , gefolgt von einem Doppelpunkt und der Größe, nach der Sie suchen möchten. Beispielsweise können Sie Nachrichten bis zu 50 Megabyte "50 m" angeben. Als nächstes müssen Sie nur die Nachrichten löschen, die Sie nicht benötigen.
Erhalten Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Desktop
Wenn Sie normalerweise auf Ihrem Computer arbeiten und die Google Mail-Taskleiste nicht ständig anzeigen möchten, müssen Sie Desktop-Benachrichtigungen aktivieren. Auf diese Weise sehen Sie sofort die E-Mails, die Sie erhalten haben, und können sie öffnen, wenn Sie sie für wichtig halten.
Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen und zum Abschnitt Desktop-Benachrichtigungen . Wählen Sie Neue E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, Wichtige E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren oder E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Speichern Sie die Änderungen.
Führen Sie intelligentere Suchvorgänge durch
Das schnelle Auffinden der benötigten Dateien ist entscheidend, um in Ihrem Alltag voranzukommen. Sie können keine Zeit damit verschwenden , die Seiten Ihrer E-Mail nach oben und unten zu scrollen . Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Suche einzugrenzen:
- from: und ein Vor- und Nachname (falls gewünscht), um alle Nachrichten zu finden, die Ihnen jemand gesendet hat
- Thema: um ein bestimmtes Thema zu finden
- hat: Anhang , um Nachrichten mit Anhängen zu finden. Wenn Sie möchten, können Sie diese Option mit from: und dem Namen der Person kombinieren, um die Anhänge einer Person zu finden
- - (ein Bindestrich) , um bestimmte Begriffe auszuschließen, wenn Sie bestimmte Nachrichten weglassen möchten, die Sie mit jemandem oder zu einem bestimmten Thema ausgetauscht haben
- ODER: Wenn Sie nicht wissen, wie Sie suchen sollen, z. B. nach: ana ODER nach: jesús
- "" (Zitate): Wenn Sie nach ganz bestimmten Wörtern suchen möchten
- () (Klammern) : Wenn Sie zwei untrennbare Konzepte verbinden möchten
- in: und den Namen des Ordners, den Sie suchen möchten
Mit diesen Tipps haben Sie Ihren Posteingang recht gut organisiert. Sie müssen sie also nur in die Praxis umsetzen und sich an ihre Funktionsweise gewöhnen. Wenn Sie diese Tipps befolgen, wird Ihr Google Mail-Posteingang Ihre Nachbarschaft beneiden.