Outlook ist eines der beliebtesten E-Mail-Tools . Wir verwenden dieses Programm seit vielen Jahren, um unsere E-Mails zu verwalten. Es überrascht nicht, dass es sich um ein effektives System handelt, das mit unzähligen Tools ausgestattet ist, die uns bei der Organisation sehr helfen.
Outlook fungiert nicht nur als Taskleiste für unsere E-Mails, sondern fungiert auch als Agenda und ermöglicht es uns, Warnungen für jedes Ereignis oder jede Aufgabe zu konfigurieren . Heute haben wir uns vorgenommen, 20 praktische Outlook-Fragen zu beantworten. Wir hoffen, Sie finden sie nützlich.
1. Kann ich Tastaturkürzel verwenden?
Natürlich. Dies ist eine der praktischsten Funktionen, über die alle Programme in der Microsoft Office-Suite verfügen. Wenn Sie diese Tastaturkürzel kennen, können Sie Ihre E-Mails schneller verwalten . Die am häufigsten verwendeten sind die folgenden:
- Alt + S : E-Mail senden
- Strg + R : Auf eine E-Mail antworten
- Strg + M : E-Mails senden und empfangen
- Alt + W : Gehen Sie zur nächsten E-Mail oder wechseln Sie zur Wochenkalenderansicht
- Alt + R : Allen antworten oder zur wöchentlichen Arbeitskalenderansicht wechseln
- Strg + G : Öffnen Sie das Feld "Gehe zu Datum", um zu dem Tag zu springen, den wir im Kalender haben möchten
2. Ist es möglich, Nachrichten, die mich nicht interessieren, automatischer zu löschen?
Ja. Und es ist eine gute Möglichkeit, Ihre Nachrichten schneller zu verwalten. Sie müssen lediglich eine Regel erstellen. Wenn Sie beispielsweise Nachrichten von einem bestimmten Absender löschen möchten, müssen Sie nur Folgendes tun: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie dann Regel erstellen. Aktivieren Sie die Option Löschen und geben Sie den Absender an . Wenn Sie fertig sind, vergessen Sie nicht, auf Regel erstellen oder OK zu klicken.
3. Ist es möglich, eine oder mehrere Signaturen für E-Mails zu erstellen?
Natürlich. Es ist eine der klassischsten Funktionen von Outlook. Wenn Sie eine Signatur oder andere Signaturen für Ihre E-Mails erstellen möchten, müssen Sie folgende Schritte ausführen: Schreiben Sie eine neue E-Mail und öffnen Sie eine neue Nachricht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signatur, um sie zu konfigurieren: Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele hinzuzufügen.
Wenn Sie es der E-Mail hinzufügen möchten, müssen Sie nur darauf klicken, damit es automatisch eingefügt wird . Wiederholen Sie denselben Vorgang für alle Signaturen, die Sie einschließen müssen.
4. Wie kann ich beim Schreiben von Nachrichten Zeit sparen?
Es gibt eine Funktion, mit der wir bestimmte schnelle Elemente in den Text einfügen können. Dies können Phrasen oder Fragmente sein, die Sie häufig schreiben. Um sie automatisch zu einer E-Mail hinzuzufügen, wählen Sie den Text aus und klicken Sie auf Quick Items> Insert . Geben Sie einen Namen ein. Sie können sie jederzeit einfügen und müssen sie nicht neu schreiben.
5. Wie füge ich ein Bild in die Mail ein?
Wenn Sie ein Bild in eine E-Mail einfügen möchten, damit es mit dem von Ihnen hinzugefügten Text angezeigt wird, ist dies auch für Sie einfach. Anstatt einen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf das Menü Einfügen> Bild oder Clipart. Das Bild wird direkt in den Nachrichtentext eingefügt, und Sie können es nach Belieben bearbeiten und in der Größe ändern.
6. Wie kann man effizienter suchen?
Sie können oft nach dem gleichen suchen. Zum Beispiel die E-Mails, die Marta Ihnen sendet. Um diese Suche effizienter zu gestalten, können Sie einen Suchordner einrichten. Erstellen Sie einen neuen Suchordner , wählen Sie zwischen verschiedenen Standardoptionen (bestimmte Personen, wichtige E-Mails ...) und konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Suche.
Um Nachrichten schneller zu finden, können Sie auch Filter verwenden. In der Option E-Mail filtern können Sie die Registerkarte Startseite auswählen und auswählen, welche Art von E-Mails Sie anzeigen möchten: ungelesene, Kategorien auswählen, mit Anhängen oder solchen, die diese Woche eingehen.
7. Kann ich meine Post besser organisieren?
Es gibt einen Abschnitt, aus dem Sie Regeln erstellen können. Dies bedeutet, dass Sie bei Bedarf verschiedene automatische Aktionen für Ihre E-Mail ausführen können. Und das wird Ihnen die Sache viel leichter machen. Klicken Sie einfach auf die Menüschaltfläche Regeln und Warnungen .
Wählen Sie Neue Regel, um die gewünschte Option zu konfigurieren . Sie werden sehen, dass Sie die Nachrichten einer bestimmten Person zur Nachverfolgung markieren, Nachrichten in bestimmte Ordner verschieben oder bestimmte Sounds abspielen können, wenn Sie E-Mails von einer Person empfangen. Die Optionen sind sehr breit und vollständig konfigurierbar.
8. Was ist, wenn ich eine Nachricht senden möchte, ohne einen Empfänger anzuzeigen?
Es ist eine sehr einfache Geste, aber viele Leute vergessen sie. Und das passiert sehr oft. Wenn Sie Nachrichten senden möchten, ohne Empfänger anzuzeigen, müssen Sie in Outlook lediglich alle Empfänger im Feld Bcc anstelle von CC hinzufügen. Auf diese Weise kann niemand sehen, wer die Nachricht noch erhalten hat.
9. Kann eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet werden?
Das Planen einer E-Mail-Nachricht ist ziemlich einfach. Greifen Sie in der betreffenden Nachricht auf die Schaltfläche Zustellung verzögern zu. Von hier aus können Sie auswählen, wann Sie die Nachricht senden möchten, und viele andere Optionen. Auf diese Weise können Sie Ihre Nachricht zum gewünschten Zeitpunkt übermitteln.
10. Wie konfiguriere ich eine automatische Antwort?
Es ist Urlaubszeit, daher müssen Sie die klassischen Nachrichten für die automatische Antwort einrichten. Sie sind sehr nützlich, um unsere Kontakte zu warnen, dass wir an bestimmten Tagen nicht verfügbar sind. Wählen Sie zum Einrichten Datei> Automatische Antworten> Automatische Antworten senden.
Sie können ein bestimmtes Intervall festlegen, in dem diese Nachrichten automatisch gesendet werden. Sie können die Antworten jedoch auch manuell deaktivieren. In das Feld Innerhalb meiner Organisation müssen Sie die Antwort schreiben, die Sie interessiert, und auf OK klicken.
11. Habe ich die Möglichkeit, Notizen oder Erinnerungen hinzuzufügen?
Natürlich haben wir bereits darauf hingewiesen, dass Outlook ein sehr nützliches Tool zum Verwalten von E-Mails ist, aber auch als Assistent. Sie können Notizen hinzufügen, indem Sie auf die folgende Tastenkombination Strg + Umschalt + N klicken . Sie werden sofort sehen, dass eine Art Notiz ähnlich einem Post-It erscheint, die Sie an jeder Stelle aufhängen können.
Zuerst hat es einen gelblichen Ton, wie die echten Post-its , aber Sie können den Ton mit der gewünschten Farbe ändern. Dann können Sie diese Notizen nach Ihren Wünschen verwalten.
12. Kann ich eine Verteilerliste erstellen?
Ja, es ist eine sehr praktische Option, um zu vermeiden, dass dieselben E-Mails wie immer zu einer E-Mail- oder Verteilerliste hinzugefügt werden müssen. Wählen Sie im Namensraum den Namen Ihrer Kontaktgruppe.
Als nächstes müssen Sie die verschiedenen Mitglieder auswählen. Sie können dies aus dem Kontaktbuch tun. Dann Speichern und schließen. Ihre Verteilerliste wurde bereits erstellt und Sie können die gewünschten allgemeinen Nachrichten senden .
13. Wie spart man Platz?
Die Trägheit des Alltags macht es so oft, dass sich die Nachrichten ansammeln. Im Bereich Datei haben Sie verschiedene Optionen, die Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Reinigungstools anzeigen können. Hier finden Sie die Mailbox-Bereinigung, den Ordner "Gelöschte Objekte leeren" und das Archiv . Verwenden Sie sie regelmäßig, um alles in Ordnung zu halten.
14. Kann ich Google Mail in Outlook verwenden?
Die Antwort ist ja. Und es ist praktisch, wenn Sie Outlook bevorzugen, um sich selbst zu organisieren. Öffnen Sie Google Mail und klicken Sie auf den Abschnitt Einstellungen. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Weiterleitung und POP / IMAP-Mail die Option IMAP aktivieren. Speichern Sie die Änderungen.
Als nächstes müssen Sie auf Ihre E-Mail zugreifen und die Informationen eingeben, die dem Konto entsprechen. Sie haben die Daten, die Sie unten benötigen. Greifen Sie in Datei auf die Kontoeinstellungen zu , um sie einzugeben und Ihre Google Mail-E-Mail in Outlook zu genießen.
15. Wie erstelle ich eine Sicherungskopie meiner E-Mails?
Backups sind wichtig, wenn wir die wichtigsten E-Mails aufbewahren möchten. Besonders wenn wir sie für die Arbeit verwenden. Wählen Sie Datei> Öffnen> Importieren. Wählen Sie die Option zum Exportieren einer Datei. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie das Konto / den Ordner aus, den Sie sichern möchten, wählen Sie einen Speicherort für die Datei und klicken Sie auf OK. Sie können es auch mit einem Passwort schützen.
16. Wie erstelle ich Vorlagen?
Öffnen Sie eine neue Nachricht und schreiben Sie die gewünschte Vorlage. Es sollte ein Text sein, den Sie häufig senden und den Sie in diesem Sinne nicht wiederholen müssen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Datei> Speichern unter> Dateityp> Outlook-Vorlage . Geben Sie einen Vorlagennamen ein und speichern Sie.
Um die Vorlage zu verwenden, gehen Sie in Outlook zu Start> Neu> Neue Elemente> Weitere Elemente und wählen Sie Formular . Tippen Sie im Dateisystem auf Suchen in> Benutzervorlagen. Sie werden sehen, dass der Vorlagenordner geöffnet wird und Sie den am besten geeigneten retten müssen. Wählen Sie Öffnen, Empfänger hinzufügen und senden.
17. Wie kann die Agenda sichtbarer gemacht werden?
Der Outlook-Kalender ist sehr nützlich, aber um darauf zuzugreifen, müssen Sie ein wenig suchen. Eine interessante Option ist das Herunterladen dieses Add-Ons, mit dem Sie die Agenda als Hintergrundbild für Ihren Computer installieren können . Auf diese Weise haben Sie alle Ihre Termine und Aufgaben im Blick. Es heißt Outlook On Desktop und muss als Extra heruntergeladen werden.
18. Kann ich die Nachrichten gruppieren?
Mit Google Mail sind wir es gewohnt, Nachrichten zu sehen, die nach Konversationen gruppiert sind. Zum Glück können Sie in Outlook dasselbe tun. Um Ihre Nachrichten zu gruppieren, wechseln Sie zur Registerkarte Ansicht und wählen Sie die Option Als Konversationen anzeigen. Im Inneren können Sie "Organisieren nach" und verschiedene Möglichkeiten zum Konfigurieren Ihrer E-Mails auswählen.
19. Kann ich verschiedene Ansichten konfigurieren?
Natürlich. In Outlook können Sie die Ansichten Ihres E-Mail-Posteingangs nach Ihren Wünschen konfigurieren. Sie können also entscheiden, ob Sie eine Vorschau der Nachrichten anzeigen möchten, diese nicht öffnen oder eine vertikale rechte, linke oder horizontale Ansicht auswählen möchten. Es gibt mehrere Optionen. Um die Konfiguration zu testen, die am besten zu Ihrem Arbeitsrhythmus passt , greifen Sie am besten auf den Abschnitt Ansicht zu.
20. Was ist, wenn ich nur Benachrichtigungen für die wichtigsten Nachrichten erhalten möchte?
Wenn Sie zwei sind und täglich Dutzende von Nachrichten empfangen, kann es interessant sein, eine Option so zu konfigurieren, dass nur die wichtigsten Nachrichten empfangen werden. Gehen Sie zu Datei> Mail und gehen Sie zum Abschnitt Ankunft der Nachricht. Wir empfehlen Ihnen, diesen Abschnitt so zu konfigurieren, dass Sie nur Benachrichtigungen darüber erhalten, was Sie interessiert. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit zu konfigurieren, wie die Desktop-Warnungen aussehen sollen.