Gehören Sie zu denen, die die klassische Microsoft-E-Mail immer noch Google vorziehen? Oder die Art, die Outlook (das alte Hotmail) anstelle von Google Mail für die Arbeit verwenden muss? Verpassen Sie nicht diese Reihe von Tricks, um Ihr E-Mail-Management komfortabler, persönlicher und einfacher zu gestalten. Und es gibt viele Tools, die Sie über Hotmail / Outlook kennen sollten , die Ihnen im Alltag helfen können.
1. Verwendung des Dunkelmodus
Es ist ein allgemeiner Trend, der direkt von Mobiltelefonen ausgeht. Einige verwenden es, um zu vermeiden, dass ihre Augen belastet werden, wenn sie Stunden vor dem Telefon verbringen. Andere nutzen es, um zu versuchen, den Akku ihres Handys zu verlängern. In diesem Fall können Sie den Dunkelmodus von Outlook auch auf Ihrem Computer anwenden , um zu verhindern, dass Ihr Sehvermögen durch die Helligkeit beschädigt wird.
Sie müssen nur zum Kettenrad in der oberen rechten Ecke gehen. Wenn angezeigt, sehen Sie die Dunkelmodusfunktion . Aktivieren Sie diese Option, um das Erscheinungsbild aller E-Mails zu ändern und Farben und Weiß gegen Schwarz und Grau auszutauschen. Natürlich sind einige Themen in ihrer dunklen Version nicht verfügbar, daher müssen Sie das Design auf einfachste Weise ändern und dann den dunklen Modus aktivieren, um es zu Ihrem Vorteil nutzen zu können.
Und seien Sie vorsichtig, denn das dunkle Thema ist auch in der mobilen Anwendung verfügbar. Sie können es aktivieren, indem Sie das Seitenmenü mit der Schaltfläche mit den drei Streifen anzeigen. Hier greifen Sie auf die Konfiguration zu. Scrollen Sie dann nach unten zum Abschnitt "Einstellungen", in dem Sie das Untermenü " Thema" finden . Durch Klicken darauf können Sie zwischen dem üblichen hellen, dem dunklen oder dem durch Batteriesparen festgelegten Thema wählen. Auf diese Weise können Sie je nach Ladezustand Ihres Mobiltelefons jedes Thema oder sogar beides genießen.
2. Organisieren Sie Ihren Kalender
Es gibt eine erweiterte Funktion, die am interessantesten ist, wenn Sie Ihre Basis-E-Mail für Ihre Arbeit und Ihren Alltag verwenden. Wenn Sie einem Datum eine E-Mail mit Angaben zuweisen möchten, können Sie aus dieser E-Mail ein Organisations- und Produktivitätstool erstellen. Direkt auf dem Desktop und ohne etwas tun zu müssen. Nur das Folgende.
Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der oberen Leiste links im Fenster. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Kalender oder die Aufgaben zu organisieren, die Sie für diesen Tag erledigen müssen. Es ist so einfach wie das Ziehen einer E-Mail aus dem Posteingang auf die rechte Seite des Kalenders. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie diese Informationen als Aufgabe oder Termin organisieren können. All dies mit den E-Mail-Informationen direkt in der Aufgabe. So haben Sie immer alles zur Hand und wissen jederzeit, was Sie zu tun haben.
3. Aufgabenlisten
Wenn Sie jedoch anstelle von Terminen für Ihre Arbeits-E-Mail Aufgaben organisieren müssen, können Sie dies auch mit Outlook tun, ohne andere Tools oder eine Agenda zu verwenden. Das heißt, Sie können Ihre täglichen Aufgaben generieren und alle in einer E-Mail gesammelten Informationen darin sammeln, sodass Ihnen nichts passiert.
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Kalendersymbol, um diese Option anzuzeigen. Und statt auf dem Kalender zu bleiben, klicken Sie auf der To Do Option . Hier können Sie Aufgaben wie das Organisieren einer Party, das Einkaufen oder andere aufwändigere Aktionen erstellen. Das Interessante ist, dass Sie die E-Mails auf die verschiedenen erstellten Aufgaben ziehen können, um diese Informationen entsprechend den Aufgaben zu organisieren.
4. Notizen-Tool
Outlook ist viel mehr als nur ein E-Mail-Tool. Sie haben es mit den oben genannten Funktionen gesehen, können es aber auch überprüfen, wenn Sie es als Notizwerkzeug verwenden. Dies bedeutet, dass Sie nicht einmal eine Agenda benötigen , um alle Informationen mit sich zu führen.
Auf der linken Seite des Bildschirms befindet sich neben den verschiedenen Postfächern ein Abschnitt namens Notizen . Hier können Sie verschiedene Notizen hinzufügen, damit Sie keine Informationen vergessen. Sie können auch einen Farbcode für verschiedene Notizen erstellen, Ressourcen wie Listen und Textformate verwenden usw.
5. Kehren Sie zum klassischen Format zurück
Das Konversationsformat in E-Mails kann sehr praktisch sein, wenn Sie viele Nachrichten mit einem anderen Benutzer kreuzen. Eine Möglichkeit, nach Themen zu organisieren und den Posteingang nicht vollständig zu überladen. Wenn Sie jedoch zu den klassischen Benutzern gehören, die es vorziehen, jede neue Nachricht oben in Ihrem Fach zu haben, sollten Sie dies tun.
Klicken Sie einfach auf das Zahnrad, um die grundlegenden Outlook-Einstellungen anzuzeigen. Hier sehen Sie einen speziellen Abschnitt über die Konversationsansicht . Sie haben drei Möglichkeiten: Die neuesten Nachrichten oben anzeigen, die neuesten Nachrichten am Ende der Konversation anzeigen oder, was Sie in diesem Fall interessieren könnte: deaktiviert. Mit dieser letzten Option beendet Ihr Postfach die Gruppierung der Antworten und zeigt jede Nachricht einzeln an.
6. Automatische Postreinigung
Es gibt eine Formel zum Automatisieren der E-Mail-Bereinigung in Outlook. Auf diese Weise können Sie festlegen, dass bestimmte E-Mails aus Ihrem Posteingang verschwinden, um zu verhindern, dass sie gesättigt werden. Sie müssen lediglich eine Regel oder einen Zeitplan erstellen und diese dann auf die Reinigung anwenden.
Zeigen Sie die Outlook-Einstellungen am Zahnrad an. Suchen Sie am Ende dieser Registerkarte nach der Option, auf die restlichen Einstellungen zuzugreifen. Daraufhin wird ein neues Popup-Fenster geöffnet.
Klicken Sie in diesem Bildschirm mit erweiterten Einstellungen auf Regeln , um den oben genannten Zeitplan zu erstellen. Hier können Sie die Regel benennen, aber das Wichtigste ist, dass Sie ein Kriterium erstellen. Zeigen Sie die Optionsleiste von Bedingung auswählen an und suchen Sie hier nach den Kriterien für die Nachrichtengröße. Sie können das Minimum oder das Maximum auswählen, damit die E-Mails, die diesem Kriterium entsprechen, entfernt werden. Sie müssen natürlich die Anzahl der KB auswählen, damit dies geschieht. Und natürlich müssen Sie die Löschoption wählen. Es wird die entsprechende Formel sein, damit diese Nachrichten häufig gelöscht werden.
7. Erstellen Sie eine Signatur für Ihre E-Mails
Es sieht professionell aus, es ist nützlich, keine Zeit mit der Weiterleitung von Kontaktinformationen zu verschwenden, und Sie können alles automatisieren. Die Unterschriften in den E-Mails tun nie weh . Mit Outlook können Sie ganz einfach Ihre eigenen erstellen.
Sie müssen lediglich die Einstellungen auf dem Zahnrad anzeigen und dann auf die erweiterten Optionen unten im angezeigten Menü zugreifen. Dadurch wird ein neues Fenster angezeigt, in dem Sie auf Mail und dann auf Schreiben und Antworten klicken müssen .
Damit erhalten Sie ein Menü, in das Sie die gewünschte Signatur schreiben können. Das Gute ist, dass Sie im Textfeld auch Format- und Farboptionen haben, um alles Ihren Wünschen zu überlassen. Sie können auch Bilder und Links hinzufügen . Stellen Sie jedoch vor allem sicher, dass Sie die Option aktivieren, die Signatur in jede neue E-Mail, die Sie schreiben, sowie in die Weiterleitungen und Antworten aufzunehmen, wenn Sie dies wünschen.
8. Erstellen Sie automatische Antworten
Wenn Sie in den Urlaub fahren oder ein Arbeitsproblem auf Eis legen, teilen Sie es entweder allen mit oder erstellen automatische Antworten, damit Sie nicht unzählige Male mit derselben Sache arbeiten müssen. Und Outlook erlaubt es.
Sie müssen lediglich die Einstellungen anzeigen und auf den Abschnitt mit den erweiterten Einstellungen am Ende dieser Liste zugreifen. Klicken Sie im neuen Fenster auf Mail und dann auf das Untermenü für automatische Antworten.
Hier müssen Sie die Funktion aktivieren und die Nachricht schreiben, die Sie automatisch an alle eingehenden E-Mails in Ihrem Posteingang senden möchten. Natürlich können Sie auch festlegen, dass diese Antworten nur an Nachrichten gesendet werden, die zwischen bestimmten Daten eingegangen sind, oder nur an bestimmte Kontakte.
9. Laden Sie alle Ihre Nachrichten herunter
Müssen Sie Ihre E-Mail bereinigen, ohne ein Detail zu verlieren? Hierfür gibt es eine interessante Option: Laden Sie alle Ihre E-Mail-Nachrichten herunter. Mit Outlook können Sie Folgendes tun.
Zeigen Sie die Einstellungen an und greifen Sie mit der letzten Option in diesem Menü auf das erweiterte Menü zu. Im Popup-Fenster müssen Sie zum Abschnitt Allgemein gehen und dann auf das Untermenü Datenschutz und Daten klicken. Hier stoßen Sie auf die Funktion Postfach exportieren . Natürlich kann der Vorgang bis zu 4 Tage dauern . Wenn die Sicherung fertig ist, erhalten Sie eine neue E-Mail mit einem Link zum Herunterladen des gesamten Inhalts auf Ihren Computer.
10. Vermeiden Sie Ablenkungen
Wenn Sie ein mobiler Benutzer sind, können Sie die Ablenkung vermeiden, alle zwei mal drei E-Mails auf Ihrem Smartphone zu empfangen. Weil es nützlich ist, die Post immer zur Hand zu haben, aber es kann frustrierend sein, bei jedem Schritt benachrichtigt zu werden. Aus diesem Grund gibt es eine Formel, um Ablenkungen zu vermeiden und nicht bei jeder eingehenden Nachricht in der mobilen Anwendung benachrichtigt zu werden.
Sie müssen lediglich die Anwendung öffnen und das Seitenmenü links anzeigen. Klicken Sie dazu auf die drei Streifen in der oberen linken Ecke. Klicken Sie dann oben neben Ihrer E-Mail-Adresse auf das Glockensymbol. Hier können Sie die Zeiten einstellen, zu denen Sie ohne Warnungen bleiben möchten. Es kann manuell sein, bis Sie es deaktivieren, für eine einzelne Stunde oder sogar bis zum nächsten Tag. Sie haben auch mehrere Möglichkeiten, das Herunterfahren von Benachrichtigungen während Reisen, Besprechungen und anderen Ereignissen in Ihrem Kalender zu planen.
11. Schnelle Aktionen in der App
Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Outlook auf Mobilgeräten ist die Geschwindigkeit bei der Verwaltung des Posteingangs. Dank seines Designs können wir Aktionen direkt ausführen, ohne die Nachricht einzugeben, wodurch wir all dies direkt löschen oder archivieren können. Wir können diese schnellen Aktionen auch anpassen.
Geben Sie die Einstellungen mit dem Zahnrad in das Dropdown-Menü auf der linken Seite des Bildschirms ein. Hier finden Sie das Optionsmenü zum Wischen. Damit gelangen Sie in einen neuen Bildschirm, in dem Sie die Aktion auswählen können, wenn Sie nach rechts und eine Nachricht nach links schieben. Klicken Sie auf die Option Ändern , um die Aktion jeder Geste auszuwählen: Löschen, Archivieren, Als gelesen markieren, In Ordner verschieben, Markieren, Verschieben, Lesen und Archivieren oder keine Aktion.