Möchten Sie, dass Ihr Computer im Urlaub für Sie arbeitet? Möglicherweise können Sie ihn nicht dazu bringen, alle Aufgaben zu erledigen, aber es kann Ihnen helfen, sich friedlicher auszuruhen. Wenn Sie eine Reise unternehmen (was zu dieser Jahreszeit durchaus üblich ist), möchten Sie möglicherweise automatisch diejenigen benachrichtigen, die Ihnen E-Mails senden. Auf diese Weise erhalten sie beim Senden einer Nachricht eine Antwort mit dem Text Ihrer Wahl. Aber es könnte so etwas wie " Ich bin bis heute im Urlaub" sein ... In der Zwischenzeit können Sie "... " kontaktieren.
Nun, das wird ein paar Minuten dauern. Aber auf diese Weise können Sie den Rest mit der Ruhe genießen, alles gebunden und gut gebunden zu lassen. Befolgen Sie einfach die nächsten Schritte
Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das über einen erweiterten Mail-Service verfügt, haben Sie möglicherweise bereits eine Option für diesen Zweck erstellt. Mit dem beliebtesten E-Mail-Programm, Microsoft Outlook, befindet sich diese Option im Menü Extras und heißt "Abwesenheitsassistent". In diesem Fall ist der Vorgang viel einfacher und automatischer.
Wenn diese Option nicht im Menü Extras angezeigt wird, können Sie sie auch genießen. In diesem Fall sollte jedoch klargestellt werden, dass die Nachricht erst dann automatisch gesendet wird, wenn Sie die E-Mail aus Outlook und auf demselben Computer herunterladen, auf dem Sie sie programmiert haben.
Um diese automatische Antwort zu generieren, müssen Sie vor dem Verlassen die folgenden Schritte ausführen:
1) Schreiben Sie die automatische Antwortnachricht . Erstellen Sie eine neue Nachricht (wählen Sie Neu in der Symbolleiste oder geben Sie Strg + U ein) und schreiben Sie sowohl den Betreff als auch den Text der Nachricht, die an alle Personen gesendet werden, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit schreiben. Zum Beispiel können wir so etwas wie „ Vom 1. bis 15. August bin ich nicht im Büro, um Urlaub zu machen. Aus diesem Grund habe ich nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mail. Wenn es sich um eine dringende Angelegenheit ist, bitte nehmen Sie Kontakt mit Herrn Pérez am Telefon XXX oder per E-Mail „| “
Sobald die Nachricht geschrieben wurde (vergessen Sie nicht, einen Betreff anzugeben, z. B. "automatische Antwort", "nicht im Urlaub"), speichern Sie die Änderungen. Diese Nachricht wird in den Ordner "Entwürfe" verschoben. Öffnen Sie diesen Ordner, wählen Sie die Nachricht aus (öffnen Sie sie nicht, wählen Sie sie einfach mit der linken Maustaste aus), gehen Sie zum Menü Datei und wählen Sie "Speichern unter" ¦ ".
Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie einen Dateinamen und eine Erweiterung auswählen können. Wählen Sie einen Namen, an den Sie sich später erinnern werden. Es ist wichtig, dass Sie in der Option "Dateityp" die Option "Outlook-Vorlage" auswählen. Sie geben es zum Speichern und fahren mit dem nächsten Abschnitt fort.
2) Erstellen Sie eine Regel in Ihrem E-Mail-Programm . Eine Regel ist ein automatisches Verhalten, das das Programm ausführt, wenn es eine bestimmte Nachricht empfängt oder sendet. Dies funktioniert für diesen Trick, aber auch für viele andere Möglichkeiten. Löschen oder speichern Sie beispielsweise automatisch Nachrichten von einer Person oder mit einem bestimmten Betreff in einem Ordner.
Wählen Sie im Menü Extras die Option "Regeln und Warnungen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Regel" und wählen Sie die folgenden Optionen "Ausgehend von einer leeren Regel" und "Nachrichten bei Eintreffen prüfen". Weiter klicken.
In Schritt 1 müssen wir die Bedingungen auswählen. Wir werden die Auswahlbedingungen erläutern, damit die Nachricht die ganze Welt erreicht. Wenn Sie diese Feiertagsbenachrichtigung jedoch nur an bestimmte Personen senden möchten, wählen Sie einfach andere Optionen, um den Prozess anzupassen. Wählen Sie "wo sich mein Name im Feld An oder CC befindet" und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie im anderen Fenster "Mit einer bestimmten Vorlage antworten". Klicken Sie auf den Ausdruck "eine bestimmte Vorlage", um die gerade erstellte Vorlage auszuwählen. Wenn es nicht im Fenster angezeigt wird, wählen wir im Dropdown-Menü "Suchen in" die Option "Benutzervorlagen im Dateisystem".
Klicken Sie auf Öffnen und dann auf Weiter, um zum Ausnahmefenster zu gelangen. Hier können Sie einige Ausnahmen basierend auf zahlreichen Variablen anpassen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter. Weisen Sie der Regel schließlich einen Namen zu und aktivieren Sie sie jetzt oder nicht. Wenn Sie es immer noch nicht aktivieren möchten, können Sie es später tun. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen.
3) Wir machen Urlaub . Jetzt ist es an der Zeit, die soeben erstellte Regel zu aktivieren. Gehen Sie zurück zum Menü Extras und wählen Sie "Regeln und Warnungen". Die erstellte Regel sollte hier angezeigt werden. Um es zu aktivieren, wählen Sie es einfach im Feld links neben dem Lineal aus. Drücken Sie Akzeptieren und nehmen Sie die Koffer. Wenn Sie von nun an eine Verbindung zur E-Mail herstellen, senden Sie die Feiertagsnachricht automatisch an alle Personen, die Sie an diesen Daten schreiben.
Weitere Informationen zur Verwendung des Abwesenheitsassistenten finden Sie auf dieser Seite von Microsoft.