Die Wort Textverarbeitung ist eine der am häufigsten verwendete, ob für PC oder Mac - Computer. Es ist nicht immer ratsam , ein Dokument geöffnet zu lassen, so dass jeder es lesen kann und den Text ändern. Um dies zu vermeiden, kann der Benutzer es mit einem Passwort schützen . Es ist ein sehr einfacher und schneller Vorgang, der zum Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments oder später ausgeführt werden kann. Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Kennwort zu verwenden, um zu verhindern, dass andere Benutzer das Dokumentformat ändern . Auf diese Weise können Sie mehrere Hände durchlaufen, ohne dass sich Ihr Aussehen ändert.
Bevor wir beginnen, einige allgemeine Warnungen. Es ist wichtig, sich das Passwort zu merken , denn wenn es vergessen wird, kann es nicht wiederhergestellt werden. Das System verwendet Kennwörter mit acht oder mehr Zeichen. In der Tat wird empfohlen, mit Phrasen mit vierzehn Zeichen oder mehr zu arbeiten. Es ist auch eine gute Idee, Zahlen, Symbole sowie Groß- und Kleinbuchstaben in einem Passwort zu kombinieren. So schützen Sie ein Dokument in Microsoft Word 2007 mit einem Kennwort .
Um ein Kennwort für ein Dokument mit Word 2007 festzulegen, müssen Sie es zunächst öffnen. Zweitens müssen Sie auf die kreisförmige Microsoft Office-Schaltfläche klicken , die sich in der oberen linken Ecke befindet, und auf Speichern unter klicken . Wählen Sie im Popup-Fenster Extras und dann Allgemeine Optionen . Es gibt zwei Möglichkeiten: Passwort öffnen (um das Dokument zu öffnen) und Passwort schreiben(um die Änderungen am Dokument zu speichern). Das offene Kennwort ist am sichersten, da es eine erweiterte Verschlüsselung verwendet. Auf der anderen Seite ist das Schreibkennwort so konzipiert, dass Sie bei der Erstellung des Dokuments mit den Inhaltsprüfern zusammenarbeiten können. Nur diejenigen, die über eine Berechtigung verfügen, können die Änderungen speichern. Der Benutzer kann beide Passwörter demselben Dokument zuweisen . Das Ideal ist, dass sie unterschiedlich sind. Sie können das Kontrollkästchen Empfohlen schreibgeschützt aktivieren, um zu verhindern, dass Inhaltsprüfer die Datei versehentlich ändern. Dann müssen Sie auf OK klicken . Anschließend müssen Sie die Kennwörter erneut eingeben, um sie zu bestätigen, und auf OK klicken . Klicken Sie dann auf Speichern. Abschließend fragt das System, ob der Benutzer das vorhandene Dokument ersetzen möchte, und es muss auf Ja geklickt werden .
Andererseits ist es möglich, Formatänderungen einzuschränken . Wählen Sie dazu die Registerkarte Überprüfen und wählen Sie in der Gruppe Dokument schützen (rechts oben) die Option zum Einschränken der Formatierung und Bearbeitung aus . Wählen Sie im Abschnitt Formatbeschränkungen des Aufgabenbereichs die Option Dokument schützen aus , und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formatierung auf eine Auswahl von Stilen beschränken. Klicken Sie dann auf Einstellungen , um die Stile anzugeben, die andere Benutzer ändern oder anwenden können. In Styles muss sichergestellt sein, dass das Kontrollkästchen von aktiviert istBeschränken Sie das Format auf eine Auswahl von Stilen . Als Nächstes müssen Sie die Kontrollkästchen neben jedem der Stile aktivieren, die Sie im Dokument zulassen möchten. Innerhalb von Format müssen Sie auch die vorhandenen Kontrollkästchen neben den gewünschten Formattypen aktivieren. Klicken Sie dann auf OK .
Es kann vorkommen, dass eine Meldung angezeigt wird, die darauf hinweist, dass das Dokument möglicherweise nicht unterstützte Formatierungstypen oder -stile enthält. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten. Klicken Sie zunächst auf Ja , um die nicht unterstützten Stile und Formate zu entfernen. Die andere Möglichkeit besteht darin, auf Nein zu klicken , um sie beizubehalten. Dies bedeutet, dass andere Benutzer sie beim Bearbeiten des Dokuments nicht verwenden können.
Der nächste Schritt besteht darin, den Abschnitt Anwendung starten aufzurufen und auf die Option Ja, Schutz anwenden zu klicken . Um das Kennwort zuzuweisen, das das Entfernen des Schutzes verhindert, müssen Sie es in das Feld Neues Kennwort eingeben eingeben und dann bestätigen.