Wenn Sie in den Urlaub fahren, müssen Sie alles gebunden und gut gebunden lassen. Wenn Sie normalerweise mit Ihren Kunden, Mitarbeitern und Mitarbeitern per E-Mail kommunizieren, müssen Sie die sogenannten automatischen Antwortnachrichten aktivieren, um sie darüber zu informieren, dass Sie eine Ruhezeit genießen und dass Sie bis zu Ihrer Rückkehr nicht in der Lage sind, auf sie zu antworten , um ihre Anfrage zu verwalten. . Vor wenigen Tagen haben wir Ihnen erklärt, wie Sie die automatische Antwort in Google Mail aktivieren können . Wenn Sie jedoch Outlook verwenden, müssen Sie ein anderes Verfahren anwenden. Das Einrichten dauert nur wenige Minuten. Sie werden sehen, dass es sehr einfach ist, wenn Sie diese Tipps befolgen:
1) Wenn Sie Outlook 2010 verwenden, müssen Sie nur das Programm öffnen und auf das Menü Datei> Informationen> Automatische Antworten klicken .
2) Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Antworten und wählen Sie die Option Automatische Antworten senden . Ein Setup-Menü wird schnell aktiviert. Eine Art Assistent, mit dem Sie die Nachricht schreiben können, die Sie an Ihre Kontakte senden möchten.
3) Zunächst müssen Sie festlegen, wie lange Sie die Antwort von außerhalb des Büros an die Personen senden möchten, die Sie kontaktieren. Sie können einen Datumsbereich auswählen , z. B. vom Tag Ihres Urlaubs bis zum Tag Ihrer Rückkehr. Wenn Sie kein Enddatum angeben , müssen Sie das Senden von Nachrichten manuell deaktivieren, Ihre Schritte wiederholen und die Konfiguration ändern.
4) Jetzt können Sie Ihre Nachricht schreiben. Am unteren Rand des Menüs finden Sie ein weißes Feld, in das Sie den Text hinzufügen können, wenn Sie die Schriftart, Größe und Farben bearbeiten und einen Link eingeben möchten, wenn Sie Ihre Absender auf eine bestimmte Website umleiten möchten.
An dieser Stelle müssen wir Ihnen mitteilen, dass Sie zwei Arten von Nachrichten konfigurieren können . Eine für diejenigen, die sich in Ihrer Organisation befinden (wenn Sie angeben möchten, dass Sie nicht da sind, obwohl sie es höchstwahrscheinlich bereits wissen) und eine für diejenigen, die sich außerhalb befinden, Personen, die nicht wissen müssen, dass Sie im Urlaub sind Es sei denn, Sie haben sie persönlich benachrichtigt.
5) Schließlich haben Sie auch die Möglichkeit, Regeln zu erstellen, damit das automatische Antwortsystem so effektiv wie möglich ist und nicht zu einer Maschine wird, mit der Nachrichten an alle bombardiert werden. Einige konfigurierbare Optionen ermöglichen die Weiterleitung der eingehenden Nachricht an einen anderen Mitarbeiter, der die Angelegenheit für Sie beantworten oder bearbeiten kann. Lassen Sie die Nachricht an ein anderes Google Mail- oder Hotmail-Konto weiterleiten, damit wir sie über unsere privaten Konten überprüfen und löschen können Nachrichten von bestimmten Absendern oder Nachrichten in Ordnern organisieren, damit wir uns bei unserer Rückkehr zur Arbeit nicht in einem absolut chaotischen Posteingang befinden.
Um eine dieser Regeln hinzufügen (es gibt Dutzende von Optionen zu klassifizieren und Nachrichten zu verwalten , während wir weg sind) , werden Sie nur auf der klicken müssen Regel hinzufügen oder Regel bearbeiten Schaltfläche , ihn zu ändern.
Foto von: Rick Scully und TripShake